Quando se fala em definir as pastas para armazenar seus projetos, há muito o que discutir! Vou apresentá-lo a alguns modelos que podem ser úteis e quem sabe você encontre, dentre eles, algum que lhe sirva melhor.

Numerar as pastas

A primeiríssima regra sobre pastas é numere-as por ordem de uso, ou seja, primeiro as pastas que você usa mais. Aprendi há muitos anos atrás um jeitão que tem me ajudado bastante, chamo de “base 5”. Neste esquema de numeração, você adiciona números múltiplos de 5 antes de cada pasta. Por exemplo:

  • 05_Iniciação
  • 10_Planejamento
  • 15_Execução
  • 20_Monitoramento e Controle
  • 25_Encerramento

Você deve estar se perguntando: por que organizar as pastas com números? A resposta é: para que não sejam organizadas automaticamente em ordem alfabética.

Você também deve estar se perguntando: por que ordená-las com múltiplos de 5? A resposta é: para o caso de você desejar adicionar alguma pasta no meio, sem precisar renumerar todas as pastas. Por Exemplo: Digamos que eu precise adicionar uma pasta entre a 05_Iniciação e a 10_Planejamento, chamada “Documentos de Referência”, como ficaria na estrutura?

  • 05_Iniciação
  • 06_Documentos de Referência
  • 10_Planejamento
  • 15_Execução
  • 20_Monitoramento e Controle
  • 25_Encerramento

Percebe? Usando a numeração, você ganha 4 números entre cada pasta. Pode parecer besteira agora, mas acredite, você usará muitas vezes!

Você pode usar o ciclo de vida do projeto…

As pastas devem seguir o ciclo de vida do seu projeto! Um projeto usando o RUP (Rational Unified Process) ficaria da seguinte forma:

  • 05_Concepção
  • 10_Elaboração
  • 15_Construção
  • 20_Transição

Dentro de cada pasta, os respectivos documentos.

Ah! Mas você não usa o RUP, usa? Seu projeto é muito especial, muda toda hora e ninguém jamais seria capaz de criar uma estrutura padronizada de pastas para você, certo?

Pois bem, se você juntar pastas de qualquer forma, será um caos encontrar alguma coisa depois. Veja o exemplo:

  • Apresentações
  • E-mails
  • Solução técnica
  • Orçamento
  • Referências
  • Atas
  • Cronograma
  • Faturamento
  • Status
  • Fornecedores
  • Requisitos
  • Estimativas
  • Qualidade e Processos
  • Contrato
  • Misc

Podemos então, optar pelas Áreas de Conhecimento do PMBOK, que tal?

  • 05_Integração
  • 10_Escopo
  • 15_Tempo
  • 20_Custo
  • 25_Qualidade
  • 30_Recursos Humanos
  • 35_Comunicações
  • 40_Riscos
  • 45_Aquisições
  • 50_Partes Interessadas

Parece uma boa opção, não é?

… ou simplesmente a organização mais prática para você

Ok, chega de mistério! Vou te mostrar como organizo minhas pastas de projetos.

  • 05_Proposta – Proposta que gerou o projeto, contrato, declaração de trabalho, termo de abertura etc.
  • 15_Planejamento – Plano de Gerenciamento do Projeto e todos seus sub-planos (um para cada área de conhecimento).
  • 20_Escopo – Requisitos, referência técnica, declaração de escopo, matriz de rastreabilidade, solicitações de mudança (change requests) etc.
  • 20_Cronograma – As várias versões do cronograma (costumo gravar versões para evitar que o arquivo se corrompa e eu perca tudo).
  • 25_Custos – Orçamentos planejado e executado
  • 30_Fornecedores e Compras – Cotações, propostas, contratos e relatórios de fornecedores
  • 35_Atas – Todas as atas de reunião
  • 40_Relatórios de Status – Todos os relatórios de status
  • 45_E-mails – Todos os e-mails importantes do projeto
  • 50_Qualidade e Testes – Relatórios de qualidade e de testes
  • 55_Faturamento – Solicitações de orçamento, notas fiscais e confirmações de recebimento, para os projetos que gerencio o faturamento.

As área de escopo, tempo (cronograma), custos, aquisições (fornecedores e compras) têm mostrado a necessidade de gestão mais frequente nos projetos que trabalhei, por isso, as deixo fora da pasta 15_Planejamento.  A área de comunicações, como é a mais frequente de todas, costumo dividir nas pastas 35, 40 e 45. Todas as demais áreas de conhecimento do PMBOK, costumo tratar apenas na pasta 15.

FONTE

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